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Ce n’est pas facile de faire la liste de toutes les tâches à accomplir et ne rien n’oublier. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de se tourner vers un outil spécialisé particulièrement pour gérer le planning d’un événement.  L’utilisation d’un logiciel de planning est donc une manière plus professionnelle de gérer les activités de son effectif et ainsi gagner plus de temps dans son travail. C’est un outil permettant une meilleure organisation de vos projets en définissant préalablement les codes-horaires et les tâches de travail avec vos collaborateurs.

La raison d’opter pour un logiciel de gestion de planning

Pour tous les secteurs d’activité professionnelle, et même dans la vie en général, le temps est grandement lié à l’argent. Et pour une entreprise, l’utilisation de logiciel contribue à faire gagner temps et argent.La productivité est essentielle dans la pérennité d’une entreprise. Ce qui fait que l’utilisation des logiciels de gestion n’est plus une question de choix mais un fait auquel chaque entreprise devrait s’adapter pour être plus efficace sur le marché.

En ce qui concerne la gestion du planning, c’est une activité très chronophage en particulier pour les métiers de l’organisation et la gestion événementielle.Ce qui fait que l’utilisation d’un logiciel de planning est une méthode de travail ingénieuse qui vise à simplifier et accélérer le travail. Il est par exemple possible de planifier les rendez-vous et les tâches pour le personnel. En outre, on peut également consulter l’agenda de l’entreprise et celle de ses collaborateurs afin de mieux gérer le planning des projets et de ses équipes. En bref une manière quasi automatique de bien s’organiser dans son travail avec l’utilisation des notifications de suivide tout ce qui se passe dans l’organisation de son projet par email.

 

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de planning

En général, les outils visant à faciliter le planning possèdent des fonctionnalités de base. Par contre, la majorité des logiciels sur le marché peuvent ne pas fournir les fonctionnalités qui pourront être utile à votre entreprise. Mais il existe des logiciels de gestion à l’instar de ManaTime qui propose toutes les fonctionnalités nécessaires à une entreprise dès la version démo. Voici les fonctionnalités d’un logiciel de planification qui doivent être présentes afin d’être opérationnel pour une entreprise :

La gestion des ressources humaines

Un programme informatique pour la gestion de planning se doit en premier lieu de disposer la fonctionnalité de gestion RH qui permet de planifier les congés ainsi que les RTT et de saisir les absences avec les motifs. En outre, le logiciel doit pouvoir afficher le planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel de chaque salarié.

La gestion des ressources matérielles

Tout ce qui est matériellement nécessaire à l’entreprise doit être pris en charge par le logiciel de planification. Cela permet une analyse facile de l’utilité de certains outils ou lieux de travail pour permettre de les optimiser par la suite. Par exemple, pour le cas d’un salon d’esthétique, le programme doit permettre de planifier l’utilisation des salles et des outils en fonction des soins et des rendez-vous.

La gestion des projets

C’est aussi l’une des fonctionnalités majeures d’un logiciel de planning. Un programme dédié à la planification doit permettre à un chef de projet de gérer son travail et celle de son équipe correctement et simplement. L’attribution des tâches, le respect du délai, la surveillance du projet ou encore l’analyse de la production doivent figurer dans les paramètres du logiciel.Cela facilitera le bilan et les rapports pour les futures réunions d’équipes.

Analyser son entreprise pour choisir le meilleur logiciel

Les logiciels qui servent à gérer le planning sont nombreux. Cependant, il convient de prendre en compte les besoins de son entreprise pour choisir le meilleur logiciel. C’est une étape importante pour un chef de projet de prendre le temps d’évaluer l’activité de son équipe etréfléchir à ce qui pourra contribuerà la faire évoluer.

Trouver les fonctionnalités dans l’optimisation des besoins de l’entreprise

Afin d’optimiser les processus de production, les logiciels de planification doivent permettre la distribution des tâches entre les différents acteurs. En ajoutant à cela le suivi de la production avec l’analyse des activités avec la gestion des outils de travail.

Trouver un logiciel facile à utiliser

Ajouter de la modernité dans son organisation de travail, c’est bien. Mais toujours est-il qu’il faut savoir utiliser le logiciel. C’est un détail important qui doit être pris en compte. Un logiciel ergonomique et facile d’utilisation n’est que bénéfice. Surtout que c’est un grand plus de pouvoir rajouter des couleurs dans les plannings et les attributions de tâche pour plus de visibilité.

Les apports d’un logiciel de planning

La raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises utilisent un logiciel de gestion de planning est en raison des avantages qu’il présente pour faciliter le métier dans plusieurs secteurs. Le logiciel de planning développé par ManaTime répond parfaitement aux besoins des entreprises avec des fonctionnalités tout à fait utiles. Voici ce que peut bénéficier une entreprise dans l’utilisation d’un programme en ligne pour la planification de travail :

Gain de temps

Le planning avec un logiciel spécialisé donne la possibilité de centraliser toutes les informations concernant la disponibilité du personnel d’une entreprise ce qui évite de demander continuellement pour connaître si telle ou telle personne est disponible pour tel ou tel jour. En effet, la gestion partagée d’un agenda permet de gagner beaucoup de temps au quotidien de l’entreprise et évite ainsi les confusions et le stress engendrés par les retards.

Amélioration de la communication

Grâce au planning en ligne, il est plus facile de fluidifier la communication entre les services d’une société. De plus, l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning donne accès aux informations liées aux travails des autres services de l’entreprise en temps réel età l’ensemble des salariés.Par exemple, une agence de communication pourra facilement informer à ses collaborateurs sur les échéances d’un projet ainsi que les directives à prendre. Quand on ne consacre que peu de temps dans la recherche de renseignements à annoncer à toutes les équipes, la productivité ne peut qu’être améliorée grâce au partage d’éléments essentiels.

Limite d’erreurs

En résultat d’une communication améliorée, le projet dirigé à l’aide d’un logiciel de gestion de planning possède un risque d’erreur minime. Grâce au calendrier partagé, l’entreprise pourra limiter les dysfonctionnements organisationnels comme les doubles rendez-vous ou un même créneau horaire par exemple. C’est un outil plus qu’indispensable surtout pour les groupes travaillant avec un grand nombre de collaborateur.